團隊智慧+個人技能=管理創(chuàng)新：BNS-HR濱農(nóng)人事檔案管理系統(tǒng)正式上
一、BNS-HR是什么眾所周知，錄入、整理、統(tǒng)計人員基本信息是人力資源管理中最基本的工作環(huán)節(jié)，當人員升至數(shù)千且日日需做時，這項基本工作就會成為最耗時、最低效、最忙亂的一個環(huán)節(jié)，再加上人事數(shù)據(jù)分析、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整、人事決策依據(jù)等要求，專業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)此時就非上不可了。
因為人員流動頻繁以及過程管理的滯后性，一度以來，公司的人事信息管理中存在著“數(shù)出多頭、數(shù)據(jù)不準”的現(xiàn)象，這為人力資源基礎管理與相關(guān)人事決策帶來了很多不便。為解決這一“老、大、難”問題，當前，人力資源部團隊作戰(zhàn)，自主開發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng)“BNS-HR”在經(jīng)過了8月份一個月的試運行之后，已于9月初正式上線啟用。
該系統(tǒng)是采用SQL數(shù)據(jù)庫為工具而編寫開發(fā)的人事信息管理系統(tǒng)，主要模塊包括工作計劃、檔案管理、數(shù)據(jù)分析、員工異動、員工獎懲、員工發(fā)展、內(nèi)部培訓等，并集成了一個合理化建議網(wǎng)上征集平臺，為各車間（部門）分配了賬號，各車間（部門）可通過授權(quán)進入系統(tǒng)，查詢本車間（部門）的員工資料，核對員工信息，并在相應權(quán)限范圍內(nèi)可以適時修改維護，實現(xiàn)了一處錄入、多處使用、協(xié)同管理、數(shù)據(jù)同步的功能。
二、為什么要開發(fā)BNS-HR
新的人事檔案管理系統(tǒng)是在原有的檔案系統(tǒng)上升級而成，原有檔案系統(tǒng)是三年前以人力資源部主任助理林延彬牽頭用EXCEL開發(fā)的基礎管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的推行使人力資源基礎信息管理從繁瑣的手工作業(yè)中解放出來，并將人事管理結(jié)合實際工作需求細分成幾個常用模塊，基本滿足日常工作需求，并且在幾年的使用過程中，積累了大量的數(shù)據(jù)信息，初步形成了我公司現(xiàn)用的人事檔案。但隨著公司規(guī)模的不斷擴大和人事管理工作的復雜化，再加上員工數(shù)量不斷增長，原有的系統(tǒng)開始出現(xiàn)瓶頸：
——運行速度變慢：原有人事檔案系統(tǒng)基于EXCEL開發(fā)，當數(shù)據(jù)量增大到一定程度時，打開運行的速度就會變慢，很大程度上制約了工作效率。
——數(shù)據(jù)同步不方便：目前，公司人力資源部設有三處辦公室，其中，人力資源部本部和報名處兩處兼具人事檔案管理的職能，而原有的人事檔案系統(tǒng)是單機版的，不能使數(shù)據(jù)得到同步更新，無形中增加了工作量。此外，各車間（部門）人員有變動時，人力資源部不能及時掌握人員異動信息，人事檔案中的資料與各用人單位的實際情況往往不能一致，導致了人員、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的偏差。
——分類統(tǒng)計數(shù)據(jù)不方便：在原有的檔案系統(tǒng)需要查詢檢索數(shù)據(jù)時，要求必須非常熟悉EXCEL計算公式，操作中帶來了一定的不便。
因此，人事檔案管理系統(tǒng)的升級改進已勢在必行，但經(jīng)過幾番考察之后，發(fā)現(xiàn)市面上的人事檔案管理軟件，價格少則六、七千，多則五、六萬，成本高昂，且功能模塊并不符合公司的人事檔案管理實際需求。怎么辦？
三、BNS-HR的開發(fā)過程及管理效能
自己的問題自己辦，人力資源部決定自主開發(fā)濱農(nóng)適用的人事檔案管理系統(tǒng)。因此，人力資源部網(wǎng)編結(jié)合團隊在多年使用中所積累的管理經(jīng)驗以及對各模塊的改良思路，把人事檔案的管理分解為員工入職、調(diào)崗、職務調(diào)整、資料變更、檔案查詢、數(shù)據(jù)核對、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，利用SQL數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，自主開發(fā)，自我編程，加班加點，在忙碌的工作間隙，歷時三個月時間，推出了濱農(nóng)適用的人事檔案管理系統(tǒng)——BNS-HR。
開發(fā)過程中，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和各模塊功能設計往往都是幾經(jīng)探討，幾經(jīng)改動，人力資源部團隊群策群力，時常聚在一起商討爭論，尤其是人事專員孫如娟、蘇平，以及上一版系統(tǒng)的開發(fā)者林延彬，更是提出了大量針對性改良思路，“真理越辯越明”，隨著系統(tǒng)功能的逐步完善，最終形成了清晰的模塊架構(gòu)。當員工在人力資源部辦理入職手續(xù)后，相應的車間（部門）立即可以通過分配的賬號進入系統(tǒng)，核對該員工的信息；當員工資料變化或者就職狀態(tài)發(fā)生異動時，可通過“員工異動”把員工的異動信息傳遞到人力資源部，保證了數(shù)據(jù)的準確性、同步性，可大大提高工作效率。
系統(tǒng)集員工檔案管理、離復職管理、產(chǎn)假管理、調(diào)崗管理、獎懲管理于一體。同時，內(nèi)建強大的查詢功能，分單項查詢和多項查詢，在使用模糊查詢時，能夠根據(jù)輸入條件的不同查詢出所有符合條件的人員及詳細資料，并支持將查詢結(jié)果導出到EXCEL中。為了加強數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)還提供有一個數(shù)據(jù)庫工具，可以設置數(shù)據(jù)自動定時定路徑備份。
系統(tǒng)還具備數(shù)據(jù)導出功能和動態(tài)圖表統(tǒng)計功能，可以實現(xiàn)用動態(tài)生成圖表的方式瀏覽并分析職工的學歷、年齡、知識構(gòu)成等結(jié)構(gòu)信息，生成三維立體統(tǒng)計圖。
四、BNS-HR，正在實現(xiàn)人事檔案管理協(xié)同化
當BNS-HR宣告完工，并導入大量的原始基礎數(shù)據(jù)待運行之時，大家群情激動又心懷忐忑，是不是能夠達到預期的目標？能不能順利生成所要的各種分析數(shù)據(jù)？能不能順利推行？使用中會不會出現(xiàn)問題？
大家決定先內(nèi)部試運行，新、老系統(tǒng)雙線并行，以確保既能穩(wěn)妥過渡，又能發(fā)現(xiàn)問題隨時糾偏。于是，新系統(tǒng)在人力資源部內(nèi)部試用了一個月，在模擬使用中對一些小問題進行了修復改良，確認穩(wěn)妥無誤后，利用周六企業(yè)文化專題培訓的時間，對相關(guān)車間、部門人事檔案管理的協(xié)同使用做了相應培訓，并制作了操作說明書發(fā)放到相應車間、部門。系統(tǒng)一經(jīng)推出，便得到了各用人車間、部門的積極支持，當天就收到了員工異動信息30余條。由于系統(tǒng)使用方便，簡單易學，各用人單位配合使用、協(xié)同管理的積極性很高，基礎信息使用與數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確度明顯提升。
隨著系統(tǒng)的逐步完善，該系統(tǒng)將會逐步實現(xiàn)員工發(fā)展等模塊的協(xié)同管理，進一步拓展人事檔案管理的范圍及效用。由于專業(yè)水平所限，此系統(tǒng)仍有諸多不足和待改進的空間，人力資源部將在學用結(jié)合中不斷完善精進。